Jobcode: UKNUT 2

Contract Administrator

This placement is concerned with the provision of administration services associated with Nemco’s major clients; the role includes planning, scheduling and logistics as support to field operations in the business of building risk management.

To co-ordinate the receipt, logging, planning, booking and completion of field operations work to meet project timescales and to ensure that all contracted visits are carried out in accordance with the service agreement.

To ensure that every job is planned as efficiently as possible, in order to have a direct impact on the profitability and growth potential of the company.

• Receipt and logging of new work orders and renewals
• Prioritisation of work in conjunction with the Contract Co-ordinator
• Upkeep of the bookings and cancellations systems to ensure that all planned visits are completed.
• Booking work with clients and confirming appointments by letter.
• Preparing necessary forms / risk assessments for the engineers.
• Producing weekly schedules and work packs for the engineers.
• Support for engineers with regular contact and site information, travel updates etc
• Booking and confirmation of accommodation and provision of such details to the engineers.
• Answering the telephone and dealing with customer enquiries
• Producing annual inspection / 6 monthly inspection packs
• Scanning, filing and cataloguing of paperwork
• Design and production of monitoring programmes and site logbooks
• Printing and collation of monthly monitoring sheets
• Uploading of photographs from engineers
• Management and logging of returned paperwork to complete the audit trail
• Providing details of work completed and due for invoicing
• Contacting the engineers and producing daily reports for the management team.
• Full training will be provided for the successful candidate
• Hours of work 9.00am – 5.00pm, Mon – Fri.


Essential requirements:

• Excellent written & spoken English.
• Clear written and verbal communication
• Organised and detail conscious
• Methodical & analytical
• Computer literate in Word, Excel and PowerPoint
• Friendly, approachable and assertive
• Self motivated - confident & able to work independently when required

Desirable attributes:

• Experience of administration
• Previous experience in a similar role or environment will be an advantage

Company activity:

• The Company are independent building risk management consultants specialising in assisting organisations in the prevention and control of the risks from fire, asbestos and waterborne pathogens including those responsible for causing Legionnaires' disease. In addition, they supply a range of building management and monitoring services including LEV testing and pest control.
• They cover the whole of the UK.
• They have a team of dedicated professionals with a wealth of experience in the risk management industry.
• Contract managers, risk assessors, site engineers and monitoring technicians are assigned to clients on a long term basis to allow them to gain a working knowledge of the site and so provide a personal service with consistent quality

Location:

• The role will be based in the historic and picturesque town of Bury St Edmunds. The town lies in the west of the county of Suffolk, in the region of East Anglia.
• Bury St Edmunds sits in the centre of the triangle created by the cities of Norwich, Ipswich and Cambridge.
• There are many local attractions; there is a wealth of cultural sites that are easily accessible along with a vibrant social scene.
• Stansted & Norwich airports are both 1 hour by road. London is approximately 1hr 45mins by rail.

Remuneration details:

• A training allowance of £700 per month will be provided to assist with accommodation and subsistence costs.

This remuneration package is not negotiable under ANY circumstances.

 

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